Comment réussir un onboarding digital ?

Avec la crise sanitaire du Covid-19, le télétravail a pris une ampleur inattendue. D’après une étude de l’Insee, en moyenne, 22 % des salariés ayant travaillé au moins une heure dans la semaine ont eu recours au télétravail en 2021. Parmi eux, 44 % l’étaient toute la semaine. Bon nombre d’entreprises recrutent désormais des employés travaillant à distance. Ce nouveau mode de fonctionnement les a obligées à repenser et à digitaliser leur processus d’onboarding digital. Comment accueillir ces nouveaux salariés à distance ? Comment créer un onboarding digital efficace ? Suivez les recommandations de quarksUp.

Onboarding digital : c'est quoi ?

L'onboarding digital, ou intégration numérique, est un processus clé dans la gestion des ressources humaines qui vise à accueillir et intégrer efficacement les nouveaux employés au sein d'une entreprise à l'ère du numérique. Il consiste à utiliser des outils et des ressources technologiques pour faciliter le processus d'intégration. Voici une explication plus détaillée :

• Personnalisé : L'onboarding digital permet de personnaliser l'expérience d'intégration en fonction des besoins spécifiques de chaque employé, en fournissant des informations pertinentes pour son poste et son département.
• Automatisé : Il utilise des systèmes automatisés pour gérer les tâches administratives, telles que la collecte de documents, la création de comptes et l'inscription à des formations en ligne.
• Suivi et évaluation : L'onboarding digital permet de suivre et d'évaluer le progrès de l'employé tout au long du processus, ce qui facilite l'identification des domaines qui nécessitent une attention particulière.

L'utilisation de l'onboarding digital contribue à réduire les erreurs administratives, à accélérer l'intégration des nouveaux employés, et à améliorer leur expérience au sein de l'entreprise. C'est un moyen essentiel pour les entreprises de rester compétitives à l'ère numérique, en garantissant que leurs talents se sentent valorisés et productifs dès le début de leur parcours au sein de l'entreprise.

Pourquoi effectuer un processus d’onboarding digital ?

Le processus d’onboarding (terme anglais signifiant « embarquement ») désigne la période d’accueil d’un nouveau salarié dans ses fonctions. Ce processus d’intégration clôt la phase de recrutement et signe le début de la vie professionnelle du salarié dans cette nouvelle entreprise.

L’onboarding digital permet donc d’assurer la réussite d’un recrutement. Il est devenu un enjeu de taille pour les entreprises et permet notamment de :

• Fidéliser le nouvel embauché, en lui inculquant les valeurs de l’entreprise.
• Faciliter la passation et améliorer ainsi la productivité de l’équipe. Grâce à une bonne transmission des informations, la nouvelle recrue sera plus rapidement opérationnelle.
• Travailler sa marque employeur, en donnant l’image d’une entreprise sachant accueillir ses salariés.
• Maîtriser le coût du recrutement. Un recrutement réussi n’engendrera pas de frais supplémentaires. Un départ en période d’essai coûte cher à l’entreprise.
• Rassurer le collaborateur. Lors de cette période, il s’assure que le poste et l’entreprise correspondent bien à ses attentes.
• Présenter au nouvel embauché l’entreprise, l’équipe, les interlocuteurs clés, les méthodes de travail, les procédures à respecter.

Finalement, le processus d’onboarding permet de valider le recrutement d’un salarié, dans la durée.

Les avantages d’effectuer un onboarding digital ?

Pour s’adapter aux employés en télétravail, les entreprises doivent redéfinir leur processus d’intégration et basculer vers le digital onboarding. Ce dernier peut s’effectuer entièrement à distance et en ligne. Cette nouvelle manière de fonctionner permet un gain de temps non négligeable. Les nouveaux salariés n’ont pas à se déplacer au siège de l’entreprise. Ils sont ainsi plus rapidement opérationnels.

L’onboarding à distance permet de faire sauter les barrières géographiques. 

Pourquoi ne pas organiser une session d’intégration virtuelle avec tous les nouveaux arrivants ? 

C’est un excellent moyen de créer du lien avec des homologues basés sur d’autres zones. Ce type d’intégration permet au nouveau salarié de connaître les interlocuteurs clé sur différents sites de l’entreprise.

L’onboarding digital est un processus indispensable pour les télétravailleurs. Il est une étape nécessaire à leur pleine intégration dans l’entreprise.

Les étapes à respecter pour réussir son onboarding digital à distance

L’onboarding digital à distance suit les mêmes étapes qu’un process d’intégration classique. Seuls les moyens mis en place diffèrent :

• En amont : Avant même l’arrivée du nouveau collaborateur, le service RH doit préparer son intégration. Il est ainsi indispensable de lui envoyer un mail d’onboarding avec toutes les données importantes. Vous pouvez aussi mettre en place un système de notifications (rappel du jour d’arrivée, rappel du code d’accès…). Lors de cette étape, faites-lui parvenir une vidéo de présentation générale de l’entreprise. Utilisez, par exemple, les techniques du storytelling ou de la gamification (quiz…), pour capter son attention. Enfin, pensez à lui faire livrer son matériel (PC portable, téléphone, kit de fournitures…).
• Le jour de l’arrivée : Le premier jour est un moment crucial pour la bonne intégration du salarié en télétravail. C’est le moment de lui organiser une visio avec le responsable RH et son N+1. Vous pouvez aussi mettre en place des points téléphoniques rapides avec certains de ses collègues de travail. Il peut être intéressant de proposer un moment d’équipe convivial plus informel, comme une pause-café virtuelle, par exemple. Enfin, envoyez-lui un livret d’accueil digital avec toutes les informations utiles (codes d’accès informatiques, coordonnées des interlocuteurs clé, horaires…)

Bon à savoir ! Désigner un parrain

Pour accueillir encore mieux le nouveau collaborateur en télétravail, vous pouvez désigner un parrain. Ce sera pour lui une personne joignable, capable de répondre à toutes ses questions.

• Un suivi sur la durée : Le process d’onboarding digital s’étend sur plusieurs mois. Il concerne, en général, toute la période d’essai, mais peut durer au-delà, pour certaines fonctions stratégiques et dimensionnées. Mettez en place des repères : points RH en visio à la fin de la première semaine, puis du premier mois, point manager hebdomadaire…

Onboarding digital : comment faciliter son recrutement d’employés ?

L’onboarding digital est le point d’orgue du process de recrutement. Certaines solutions digitales ont vocation à faciliter ce processus. C’est le cas de l’outil de recrutement proposé par quarksUp. Grâce à ce logiciel, vous gérez en ligne tout votre recrutement. Il permet d’avoir une vision complète sur tous les postes ouverts et sur l’avancement sur chacun d’entre eux.

Cet outil facilite le pilotage des candidatures :

• Envoi de formulaires d’entretien ;
• Réponses automatiques ;
• RDVS synchronisés avec les agendas ;
• Suivi des différentes phases de sourcing, préqualification téléphonique, entretien RH, entretien manager, shortlist…

Vous recrutez un nouveau talent ? La solution quarksUp propose un lien automatique vers l’embauche, avec toutes les informations et documents collectés.

Cet outil RH est déjà une expérience d’onboarding pour le candidat. Il apprécie le suivi, la communication et la réactivité.

L’onboarding est un moment clé au sein de l’entreprise. Pensez à demander un feedback aux nouveaux arrivants, afin d’améliorer continuellement ce process d’intégration.

Les 3 points clés à retenir :

1. L’onboarding digital prend une place de plus en plus importante avec la démocratisation du télétravail;
2. Il permet de créer un sentiment d’appartenance, pour les salariés à distance;
3. Il doit être mis en place sur toute la durée de la période d’essai du nouvel arrivant.

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