Dossier du personnel RH : contenu et gestion

Le dossier du personnel répertorie toutes les informations importantes du collaborateur, concernant sa vie professionnelle dans l’entreprise. Également appelé « dossier salarié », il peut prendre une forme papier ou numérique. Il n’y a pas d’obligation légale à le tenir, mais il s’avère indispensable pour une gestion du personnel efficace. Il se constitue en général dès la phase d’embauche. Quels sont les documents composant le dossier du personnel ? quarksUp vous propose de découvrir le contenu de ce dossier de travail.

Quels sont les documents et informations composant le dossier du personnel RH ?

Le contenu du dossier du personnel peut se regrouper sous différentes catégories.

1 - Les documents relatifs à l’identité du collaborateur

• nom, prénom ;
• date de naissance ;
• coordonnées téléphoniques et postales ;
• carte d’identité ou titre de séjour ;
• attestation de sécurité sociale ;
• personne à contacter en cas d’urgence.

2 - Les documents nécessaires pour une embauche

Le dossier d’embauche rassemble les documents liés au process de recrutement, mais aussi les documents administratifs nécessaires à l’intégration du collaborateur dans l’entreprise. Ils seront détaillés plus bas.

3 - Les documents liés à la paie

Pour pouvoir établir la paie correctement, le service RH a besoin de certaines informations indispensables :

• RIB ;
• demandes de congés ;
• arrêts-maladie ;
• demande d’acompte ;
• justificatifs de notes de frais ;
• suivi des heures ;
• avenants aux contrats avec évolution de salaires et objectifs.

4 - Les documents relatifs à la gestion de carrière

• compte-rendu d’entretien annuel ;
• demandes de formation ;
• formations suivies ;
• suivi des objectifs.

5 - Les documents disciplinaires

Le service RH doit conserver les éléments relatifs à d’éventuelles sanctions : avertissement, blâme, mise à pied, rétrogradation, …

6 - Les documents liés au départ du salarié

• lettre de démission ou de licenciement ;
• documents de procédures de licenciement ;
• solde de tout compte ;
• certificat de travail ;
• attestation Pôle Emploi.

Les informations interdites dans le dossier du salarié

S’il n’a pas d’obligation légale d’existence, le dossier du personnel RH ne doit cependant pas comporter certaines données. La vie privée du salarié n’a pas à y figurer. Il ne doit en aucun cas faire preuve de discrimination.

Il ne doit pas évoquer :

• les origines ethniques ;
• les opinions politiques ;
• les religions pratiquées ;
• l’orientation sexuelle ;
• l’appartenance syndicale.

                                    Le saviez-vous ? RGPD et données personnelles

Depuis la mise en place du RGPD, le salarié a un droit d’accès à ses données personnelles. L’entreprise a un mois pour les lui communiquer, après la formulation de sa demande.

Dossier du personnel RH : quels sont les documents nécessaires pour une embauche ?

Le dossier du personnel RH voit le jour au moment de l’embauche. Le service RH rassemble alors tous les documents liés à la candidature du collaborateur. 

Il récolte toutes les informations nécessaires à son démarrage administratif dans l’entreprise :

• dossier de candidature ;
• résultats des tests d’aptitude ;
• CV ;
• lettre de motivation ;
• diplômes et certifications ;
• contrat de travail signé ;
• Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) ;
• adhésion à la mutuelle et à la prévoyance ;
• RIB ;
• carte d’identité ou permis de travail ;
• abonnement aux transports publics (pour remboursement en partie).

Dossier du personnel RH : comment faciliter sa gestion en entreprise ?

La gestion de ce dossier du personnel nécessite une vraie rigueur et une organisation efficace. Autrefois largement utilisé, le dossier papier a cédé sa place au répertoire numérique, désormais démocratisé dans les entreprises. Cette dématérialisation du dossier du personnel rend sa gestion plus facile et plus sécurisée. Elle assure une plus grande protection des données, en conformité avec le RGPD.

quarksUp, spécialiste SIRH, a développé un logiciel RH pour toute la gestion administrative du personnel. Grâce à cet outil digital, toutes vos données sont rassemblées au même endroit. Le dossier du personnel RH est centralisé, pour un suivi des collaborateurs optimal. Un tel fonctionnement présente de nombreux atouts :

• une plus grande sécurité des données;
• une communication en temps réel avec la paie (avenants au contrat de travail, congés sans solde, arrêts maladie…) ;
• une mise à jour des données facilitée (changement d’adresse, de RIB…).

Le collaborateur peut lui-même se connecter sur cette plateforme en ligne pour suivre ses données. Cet outil permet d’assurer un reporting RH.

La digitalisation des entreprises a engendré une mutation des systèmes de gestion du personnel. Le dossier du personnel dématérialisé facilite grandement le suivi administratif des collaborateurs, en réduisant les erreurs et en assurant une plus grande confidentialité.

Les 3 points clés à retenir :

• Le dossier du personnel RH papier a largement cédé la place au dossier numérique;
• Ce répertoire n’a pas d’obligation légale. Il ne doit pas faire figurer certaines données discriminantes;
• Il se constitue dès l’embauche et suit le salarié tout au long de son parcours professionnel au sein de l’entreprise.